Aktualności

Czy tego chcemy, czy nie, błędy w dokumentacji księgowej stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma obowiązek rzetelnego dokumentowania wszystkich transakcji oraz przechowywania danych. Dlatego wszelkie zapisy niezgodne z rzeczywistością wymagają natychmiastowej korekty. Jak zatem zmienić błędne informacje w dowodach księgowych?

Jednym ze sposobów jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę lub usługodawcę, który sporządził pierwotny dokument. Jest to konieczne w sytuacji, gdy zmieniły się warunki transakcji, podano błędną cenę, stawkę VAT lub kwotę podatku, klient zwrócił towar bądź otrzymał rabat oraz zapomniano dodać dopisek “mechanizm podzielonej płatności”. Faktura korygująca in minus lub in plus powinna zawierać informację na temat przyczyny dokonania zmiany w danych oraz kolejny numer i datę wystawienia. Należy także uzyskać potwierdzenie, że nabywca otrzymał dokument.

Kiedy stosuje się notę korygującą?

W tym przypadku to nabywca wystawia notę korygującą do faktury, uwzględniając błędy, które nie mają wpływu na wysokość kwoty i podatku. Zmiany mogą więc dotyczyć niewłaściwej nazwy lub adresu firmy, NIP-u oraz określonej pozycji w dokumencie np. opisu transakcji czy daty sprzedaży. Nota powinna zawierać następujące informacje:

• oznaczenie “nota korygująca”,
• numer kolejny oraz datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę wystawcy noty,
• dane zawarte w poprawianej fakturze, np. datę wystawienia, numer faktury, strony transakcji, ilości towarów lub usług,
• wskazanie treści korygowanej oraz podanie prawidłowej informacji.

Należy pamiętać, że nota korygująca nie znajduje zastosowania w przypadku, gdy pomyłki dotyczą jednostki miary i ilości dostarczonych towarów, upustu lub obniżki po wystawieniu dokumentu, zwrotu towaru czy innych błędów rachunkowych np. pomyłki w naliczeniu stawki VAT czy nieprawidłowej wartości towaru bądź usługi. Zgodnie z zapisami prawa nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę np. tradycyjną pocztą lub poprzez e-mail.