Aktualności

Księga Przychodów i Rozchodów to nic innego, jak ewidencja prezentująca osiągane przychody i ponoszone koszty, które związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą. Stanowi ona podstawę do określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. KPiR służy zarówno urzędnikom, jak i podatnikowi. Informuje o efektywności podmiotu i perspektywach na przyszłość. KPIR mogą prowadzić :

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową, pozarolniczą działalność gospodarczą,
• spółki cywilne, partnerskie i jawne, o ile przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku obrotowym nie przekroczyły 2 000 000 euro.

Obowiązek ten obejmuje także osoby prowadzące działalność gospodarczą między innymi na podstawie umów agencyjnych i umów zlecenia, jak również duchownych, którzy nie korzystają z prawa do zryczałtowanego podatku dochodowego. Przedsiębiorcy rozliczają się podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych.

Przepisy dotyczące prowadzenia KPiR

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku znajdują się zasady prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Przepisy jasno wskazują, że dowodami księgowymi mogą być faktury sprzedaży i zakupu, a w tym faktury korygujące, jak również opłaty skarbowe, sądowe i pocztowe, rachunki oraz dokumenty celne.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
   • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
   • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
   • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
   • podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3. inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
4. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Dziennik Ustaw – 5 – Poz. 2544
5. Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22p ustawy o podatku dochodowym, dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (−) lub kolorem czerwonym.
6. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać, z zastrzeżeniem ust. 7, wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym jest potwierdzana datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.
7. Zasad, o których mowa w ust. 6, nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

    

   § 12. Za dowody księgowe uważa się również:
   1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
   2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
   3. dowody przesunięć;
   4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
   5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

KPiR prowadzona jest w formie papierowej lub elektronicznej za pomocą specjalnych programów komputerowych. W drugim przypadku należy pamiętać o zabezpieczeniu danych znajdujących się na nośniku przed zniekształceniem lub zniszczeniem. Księga Przychodów i Rozchodów powinna być prowadzona w sposób spójny i chronologiczny według określonego schematu. Musi więc zawierać takie elementy, jak: numery porządkowe, daty uzyskanego przychodu lub poniesionych kosztów, rodzaje transakcji, informacje o wartości zakupionych materiałów, wysokość wypłacanych wynagrodzeń pracowników, inne zaległości gospodarcze itp. KPiR należy przechowywać w miejscu prowadzenia działalności lub pod innym adresem wskazanym przez podatnika. W przypadku błędów w dowodach księgowych konieczne jest wystąpienie o ich korektę. Samodzielne wprowadzanie zmian jest zabronione. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów można znaleźć w Internetowej Bazie System Aktów Prawnych ISAP.